De kanaalregisseur internet bewijst zijn nut door een schakel te zijn tussen de organisatie en digitale communicatie kanalen. Ook is hij een schakel naar de externe dienstverlening en ontstaat er meer verbinding en samenhang in alle online uitingen, doordat dit nu expliciet belegd is. Financieel geen afwijkingen.

In de afgelopen jaren waren de jaarlijkse uitgaven voor voornamelijk juridische adviezen ongeveer € 100.000. Vorig jaar waren er enkele complexe dossiers, waardoor de verwachting ontstond dat er in 2017 minder zou worden uitgegeven op deze post. In juni 2017 bleek dat er al € 50.000 was besteed.
Voor 2017 is er € 16.600 begroot, hetgeen een nadeel in 2017 zal opleveren van € 83.400. De beschikbare budget moet daarom voor 2017 worden opgehoogd.

De regiefunctionaris Verbonden partijen ontwikkelde in het eerste deel van 2017 een aanscherping van de methodiek voor regievoering op basis van de huidige samenwerking met GBLT. Deze aanscherping biedt inzicht in relaties en verantwoordelijkheden en het bevat instrumenten, variërend van het toetsen van het uitvoeringsconvenant tot het voeren van interventiegesprekken. Vervolgens wordt deze aanscherping ook uitgerold naar de andere verbonden partijen. Stap voor stap wil de gemeente Dronten deze ontwikkeling zelf vormgeven en implementeren, omdat het lerend vermogen dan het grootst is. Dat vraagt veel van de organisatie en het biedt meer kans op borging.

Conform de planning is het Informatiebeleidsplan (IBP) 2017-2021 ingebracht in de bestuurlijke besluitvormingsroute en in juni voorgelegd aan de Raad. De Raad heeft hiermee ingestemd, waarna onder meer de herinrichting van IM en de werving van nieuwe medewerkers (voor zover uit bestaande budgetten gedekt) is gestart.

Dienst Security Operations Center (€ 28.000 incidenteel)

Het betreft een onderwerp uit het Informatie Beleidsplan (IBP) 2017-2021. De dienst Security Operations Center is bedoeld om de beveiliging tegen aanvallen op de ICT-infrastructuur op een nog hoger peil te brengen. De opdracht is inmiddels gegund, en de implementatie vindt momenteel plaats. Conform het IBP worden de lasten voor deze dienst voor het deel dat in 2017 wordt afgenomen opgevoerd in de Voortgangsrapportage 2017.

Invoering Identity Access Management fase 4 en 5 (€ 20.000 incidenteel)

Het betreft een onderwerp uit het Informatie Beleidsplan (IBP) 2017-2021. Inrichting van Identity Access Management is randvoorwaardelijk voor een optimale ondersteuning van het proces Instroom/Doorstroom/Uitstroom van medewerkers. In 2017 wordt dit geïmplementeerd binnen de gemeente op basis van geïdentificeerde rollen en de daaraan gekoppelde rechten.

Hoge beschikbaarheid Mozard en website (€ 36.274 krediet; structurele kapitaallasten)

Mozard en de gemeentelijke website zijn de ruggengraat van de externe dienstverlening van de gemeente. Om de beschikbaarheid van deze dienstverlening zoveel als mogelijk te garanderen, is het essentieel om een aantal daarvoor noodzakelijke ICT-voorzieningen dubbel uit rusten.

Team HRM (€ 20.000 incidenteel)

In de doorontwikkeling van de organisatie staat de ontwikkeling van de mens centraal. HRM krijgt daarmee een grotere strategische rol in de organisatie.
Daartoe is door de Raad voor 2017 en 2018 tijdelijk 1 extra HR adviseur aan het team  toegevoegd. Deze vacatureruimte wordt nu tijdelijk ingevuld, om in het komende jaar te ervaren of deze formatie alleen tijdelijk of - gelet op de structurele doorontwikkeling van de organisatie - structureel van aard is.

De wijziging van de structuur van de organisatie heeft zijn weerslag op de ondersteunende automatiseringsoplossing (e-HRM systeem, Youforce), die opnieuw ingericht dient te worden; hiervoor wordt € 20.000 incidenteel budget bijgeraamd. Dit project is medio 2017 opgestart.

Naar aanleiding van de Kadernota 2017 is per 1-1-2017 de formatie voor functioneel beheer Midoffice uitgebreid met 1 fte. Deze formatie is ook daadwerkelijk gevuld per diezelfde datum.

Kosten ICT-aanpassingen als gevolg van organisatieontwikkeling (€ 114.600 incidenteel, dekking uit bestemmingsreserve)

Het traject organisatieontwikkeling leidt tot onvermijdelijke aanpassingen op meerdere onderdelen van de ICT-infrastructuur, zoals de inrichting van het netwerk, diverse applicaties en van de telefooncentrale. In totaal zal hier incidenteel € 114.600 voor nodig zijn. De dekking kan geheel uit de bestemmingsreserve bedrijfsvoering plaatsvinden.

Het formele afscheid van de twee zittende directeuren in juli 2017 en inhuur van tijdelijke vervanging (€ 185.744 (2017), € 51.992 (2018)) vanaf voorjaar 2017 was bij het opstellen van de Programmabegroting 2017 niet voorzien en daarom zullen wij daar in deze voortgangsrapportage achteraf extra middelen voor aanvragen. Bij de kostenbepaling voor 2018 is uitgegaan van tijdelijke vervanging tot voorjaar 2018. Daarbij wordt vanaf het moment van formeel afscheid het vrijvallende salaris gebruikt als (gedeeltelijke) dekking van de kosten van vervanging.

Verhoging budget tijdelijke inhuur personeel (2017: € 150.000 nadeel incidenteel)

Het personeelsbudget 2017 wordt overschreden door de loonstijging vanuit de nieuwe cao 2017-2019. Daarnaast is er – mede in het kader van de doorontwikkeling van de organisatie - sprake van extra inhuurkosten in verband met het vertrek van enkele teammanagers. Daarbij is begin 2017 gekozen voor tijdelijke inhuur, omdat de organisatiewijziging nog definitief vorm moest krijgen.
Omdat op dit moment de werving en selectie van de nog ontbrekende teammanagers open staat, is nog niet helder wanneer die openstaande vacatures ingevuld zullen zijn ingevuld en afscheid genomen kan worden van de tijdelijke inhuur op een aantal teammanager posities.

Zie de toelichting bij taakveld 6.2 wijkteams.

De uitbreidingen in de formatie van de gemeente hebben ook geleid tot een uitzetting in de lasten voor de licenties van de diverse Microsoft-producten. Voor 2017 leidt dit tot een uitzetting in kosten van € 23.500. De dekking kan binnen de stelpost overhead worden gerealiseerd.

Als gevolg van periodiek wisselende leveranciers uit aanbestedingen, de daaruit volgende wisselende voorschotten en complexe rapportages is een aantal jaar onduidelijk geweest wat het budget voor gas voor het gemeentehuis moet zijn. Het gemeentehuis heeft na de vervanging van de cv-ketels een gemiddeld gebruik van 52.500 m3/jaar (afhankelijk van de jaartemperaturen (graaddagen in vaktermen) wisselt het tussen 46.000 en 58.000 m3). Hiermee is een bedrag gemoeid van gemiddeld € 33.000 per jaar. Het huidige budget bedraagt € 12.000.

Aanbesteding telefonie (€ 12.500 incidenteel nadelig)

Dit budget wordt aangewend voor ondersteuning bij de aanbesteding van de telefonie, die in 2017 moet worden opgestart.

Advies realisatie huisvesting (€ 25.000 incidenteel nadelig)

De gemeente wil de huidige kantoorindeling moderniseren. Hiertoe wordt advies ingewonnen om de mogelijkheden van het huidige pand in beeld te brengen.

Klimatologisch onderzoek (€ 13.000 incidenteel nadelig)

De klimatologische omstandigheden in het gemeentehuis zijn tijdens warme dagen verre van goed. Het is veel te warm. Een bureau zal gevraagd worden advies uit te brengen, welke voorzieningen aangebracht kunnen worden om de klimatologische omstandigheden te verbeteren.

VCA afvalinzameling en accommodatiebeheer (€ 10.000 structureel nadelig)

Met ingang van 2016 zijn alle Arbo gerelateerde kosten zoveel mogelijk gecentraliseerd. Hierbij is ook het budget dat afvalinzameling en accommodatiebeheer had voor VCA kosten verdwenen. Gebleken is het centrale budget te laag is om de VCA kosten voor afvalinzameling en accommodatiebeheer uit te kunnen betalen.